BIOS: Nieuw registratiejaar & toekomst

  • 26 februari 2020

Start van registratie voor werkjaar 2019 

Vanaf vandaag kan je in BIOS3 de gegevens voor het werkjaar 2019 registreren via https://cjsm.be/bios3. De uiterste datum om de gegevens in te voeren is 30 september 2020. De deadline is bewust opgeschoven om bibliotheken meer tijd te geven om te registreren. Tegelijkertijd zal deze deadline dit jaar strikt worden toegepast voor alle rubrieken om controle en ontsluiting binnen een relevante termijn te kunnen garanderen.

Aangezien registratie in BIOS3 niet meer verplicht is sinds 2016 met de integratie van middelen voor het lokaal cultuurbeleid in het gemeentefonds, kan BIOS3 door elke bibliotheek vrijblijvend gebruikt worden om gegevens over de werking te registreren. Let wel, de decretale verplichting voor het aanleveren van gegevens blijft wel bestaan voor de Brusselse gemeenten.

Daarnaast is het ook belangrijk voor alle bibliotheken om in acht te nemen dat een aantal BIOS3 data vereist zijn voor de berekening en centrale betaling van de leenrechtvergoeding door de Vlaamse Gemeenschap. De jaarlijkse leenrechtvergoeding wordt berekend op basis van de gegevens m.b.t. uitleningen en de omvang van de bibliotheekcollectie van het vorige jaar. Dit betekent dat de gegevens van werkjaar 2019 gebruikt worden om de leenvergoeding van 2021 te berekenen en te betalen. Dit impliceert concreet dat minimaal volgende gegevens in BIOS3 moeten geregistreerd zijn om als bibliotheek aanspraak te kunnen maken op de centrale berekening en betaling van de leenrechtvergoeding door de Vlaamse Gemeenschap: 

  • De omvang van de collectie van alle soorten materiaal (audiovisuele en gedrukte materialen) en voor de collectietypes magazijn en open kast en e-boeken 

  • Het aantal uitleningen van alle soorten materiaal (audiovisuele en gedrukte materialen) en voor de collectietypes magazijn en open kast en e-boeken 

Denk er daarnaast ook aan dat BIOS3 als voedingsbron dient voor de adres- en contactgegevens, de openingsuren en de sluitingsdagen. Deze gegevens, en alle aanpassingen die je er op doorvoert in BIOS3, stromen automatisch door naar bibliotheek.be, bibliotheekportalen en een aantal andere websites die gebruik maken van de BIOS3 webservice. Met het oog op een goede informatiedeling met bibliotheekgebruikers is het dus belangrijk om deze gegevens up-to-date te houden. 

Tot slot, is het ook belangrijk om de contactgegevens van de bibliothecaris en BIOS3 gebruikers up-to-date te houden zodat communicatie met en ondersteuning van departement CJM steeds vlot kan verlopen. 

De handleiding voor registratie in BIOS3 kan geraadpleegd worden op het kennisportaal (www.kennisportaalccenbib.be/bios3-handleiding-en-tutorials) en via de Bios3 toepassing. Ingeval van vragen, kan je steeds terecht op bios@vlaanderen.be.   

Ontsluiting van werkjaar 2018 op het kennisportaal 

Eind december 2019 werd het kennisportaal (www.kennisportaalccenbib.be) geüpdatet met de nieuwe cijfers van werkjaar 2018. Let wel, zoals bij vorige werkjaren stromen enkel de gegevens van de bibliotheken die alle luiken binnen BIOS3 volledig invulden effectief door naar het kennisportaal. Daarnaast wordt er een bijkomende ontsluiting voorzien in de vorm van open data die vrij ter beschikking worden gesteld, deze vindt u hier. Daarin zullen alle geregistreerde gegevens worden opgenomen, ook deze van de bibliotheken die BIOS3 slechts gedeeltelijk invullen.  

Merk ook dat er op het kennisportaal een nieuwe aparte Qlikview omgeving werd opgezet voor ontsluiting van data over de cultuur- en gemeenschapscentra (CCinC). Let dus goed op dat je de juiste omgeving selecteert als je de cijfers van BIOS3 wil raadplegen, nl. "Gegevens bibliotheken (2006-2018) en cultuurcentra (2006-2018)". Deze Qlikview omgeving voor ontsluiting van BIOS3 bleef onveranderd.

Verder dalende registratiecijfers 

Helaas stellen we vast dat het aantal bibliotheken dat jaarlijks registreert in BIOS3 verder daalt. Daar waar nog alle bibliotheken registreerden voor werkjaar 2015, daalde dit cijfer stelselmatig met het wegvallen van de decretale verplichting en inkanteling van de subsidies in het gemeentefonds. Voor werkjaar 2016, registreerden nog 78% van de bibliotheken terwijl voor het werkjaar 2018 dit verder daalde naar 67% (gebaseerd op het aantal bibliotheken met minstens 1 goedgekeurde rubriek). Als we kijken naar het aantal bibliotheken dat alle rubrieken invult, is dit cijfer nog lager, namelijk 51% voor werkjaar 2018. Dit maakt dat deze data niet meer voldoende volledig, betrouwbaar en representatief zijn om analyses en uitspraken te doen over trends en evoluties binnen de bibliotheeksector. Daarnaast is het deelnamecijfer van BIOS3 ook onvoldoende om deze data te kunnen publiceren als onderdeel van de officieel erkende openbare statistieken van de Vlaamse Overheid. 

Tegelijkertijd begrijpen we deze evolutie ook: met de inkanteling in het gemeentefonds is er minder directe incentive voor bibliotheken om alles te registreren, de ontsloten dataset beantwoordt onvoldoende aan de kennisnoden bij de bibliotheken zelf waardoor motivatie tot registratie onder druk komt te staan, door de beperkte dekkingsgraad en betrouwbaarheid kan de dataset ook geen antwoord meer bieden op sectorbrede vragen, etc. 

Toekomst van BIOS3 

Om tegemoet te komen aan deze veranderende context, heeft het departement het initiatief genomen om te starten met een denkoefening over de toekomst van BIOS en hoe monitoring van deze sector beter en efficiënter kan verlopen mét meer toegevoegde waarde voor alle betrokken stakeholders. Het departement heeft tijdens deze denkoefening een aantal scenario’s zorgvuldig afgewogen. Rekening houdend met bovenstaande vaststellingen en de reeds gekozen beleidsrichting om lokale besturen meer autonomie te geven inzake lokaal cultuurbeleid wil het departement graag, in nauw overleg met de sector en andere betrokken partners, inzetten op een beperktere maar relevantere set kernindicatoren en de hiervoor vereiste data verzamelen en ontsluiten via de Lokale Vrijetijdsmonitor vanaf werkjaar 2020. Hierbij wil het departement sterk inzetten op het hergebruik van reeds bestaande databronnen (bvb. het ééngemaakt bibliotheeksysteem), zoals vooropgesteld in het Bestuursdecreet en het huidige regeerakkoord, zodat registratielast tot een absoluut minimum kan herleid worden en kwaliteit en betrouwbaarheid van ontsloten data kunnen gemaximaliseerd worden. Het departement zal hierover dus zeer binnenkort consultatie opstarten met de sector, VVBAD en andere betrokken stakeholders om zo tot een gedragen, nuttige en haalbare set van kernindicatoren alsook aanpak te komen.